Fujiこどもフェス Vol2 オンラインで配信スタッフをしてきた話

目次

8月の終わりにあった大きなイベントの1週間前に、オンラインイベントのお手伝いをしてきました。

地元で開催された「Fujiこどもフェス Vol.2」という親子一緒に楽しめるイベントです。去年は駅近くの市の施設で開催されていまして大成功だったそうです。

今年も同じような開催を目指されていたようですが、COVID19の影響を受けて会場での開催は断念されていました。ただ何かできないかとオンライン開催を計画されていたそうです。

Fujiこどもフェス2020

最初にお手伝いしませんかと聞かれて事情を知ったのですが、どなたもオンラインイベントの運営をやったことがない状況で、できることならとお手伝いさせていただくことになりました。

PyCon mini Shizuokaと似たような状況でもあってその時を思い出します。過去の経験から今ならどう動くかを試す機会にもなりました。

やったこと

お手伝いでやったことは以下の通りです。

  • 当日利用する会場のネットワーク確認
  • Zoomのセッティングの技術的相談、運用方法の確認
  • 当日の流れの確認: これが非常に大事
  • 当日利用する機材の用意

今回は、最大4トラックで行うことになり、実はテック系オンラインカンファレンスの様子とさほど変わらないのでは？と思うぐらいの内容となりました。（これ準備の終盤に自覚したので結構焦ってましたｗ）そのため、当日利用する配信会場の使い勝手がポイントになると思いました。

ネットワークについては、当日の配信会場はすでに決定していたのでその中でできることになりますが、幸い有線LANは各部屋に備わっていたので、必要最小限のネットワーク機材の用意ですみました。

ただ会場の回線速度を見ると上り帯域が数Mbpsしか出なかったので、Zoomの要件としてはぎりぎりで予備のモバイルWifi回線も用意しています。

また、配信側に有線回線を確保するために、Wi-Fiを飛ばすことはやめています（念のために自分が状況確認用にAPはありましたが）

Zoomの用意は、すでに運営スタッフさん側で有料のアカウントを用意する事になりましたが、出展者のアカウントも利用することになっていたので、その場合の扱い方の確認もしました。全部コントロールしきれないものもある中でどうやったら見通せるかがポイントだった気がします。

運営スタッフや出展者さんが配信中に悩まないように、手順資料も作成しました。PyCharityのリハーサルで体験した方法を流用しています。

リハーサルや当日の様子

前日に会場の準備を行いましたが、用意した機材のセッティングと当日の運用の最終確認をしました。その日にお会いする運営スタッフの方もいたので、スタッフ全員で情報共有もし直していました。当日の様子をある程度想像しながら手順の確認が主なところです。

自分は持ってきた機材（ノートPC+MacBook Air）を配置してZoomの接続チェックや、ネットワークの配線確認も進めました。

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前日入りした出展者の方に、手元撮影でiPhoneも一緒に使いたい要望があって少し悩みました（Wifiを設置しないつもりだったので）が、MacBook Airのインターネット共有機能を使うことで解決しました。ノートPC側のWifiをアクセスポイントにする手段はいくつか方法がありますが、MacBookならOS標準の機能で対応できます。MacBook持ってきて正解でした。

当日は朝から緊張と準備の確認に追われつつスタートしましたが、午前中こそ当日の緊張感が高かったものの、午後からは慣れてきたのもあり落ち着いてイベント進行されていました。やはり準備である程度確認ができていたのが良かったと思います。

この時の自分の様子は、心配な時間帯では付きっ切りで確認したり、開始前の確認はひたすら部屋の見回りをしながら声掛けしていました。出展者のなかにもZoomでのオンライン登壇ははじめての方もいますので、どう行いたいかのヒアリングもしつつ小さいリハーサルも進めていました。

この声掛けは過去のオンラインイベントの反省点だったり、参加したイベントで学んだものです。オフラインのように参加者の前で行うのとはまた違う緊張感があります。

反省点

良かった一方で反省点もあります。

Zoomのオンラインイベントに慣れている出展者さんの見回り頻度が少なかったことで、トラブルに気がつけずに対応しきれなかった事がありました。これはただただ反省する部分です。いくら慣れているとはいえ会場が違ったりするとまた状況も変わるため、そのすり合わせを最初からしておくべきだったと感じています。

自分が部屋ごと毎回見回るのは流石に骨折りです。後で知りましたが、Zoomの複数ミーティングの同時参加機能を使うのも有りでした。

当日の資料共有は紙媒体を使いました。完全リモートの場合は逆にPCなどのデバイス側で資料共有したほうがやりやすいのですが、配信会場でスタッフや配信参加者との遣り取りをする場合はまだまだ紙媒体のほうが強いです。資料はGoogleドキュメントを主に使って作ってましたが、紙媒体向けに見やすい資料生成を考えても良さそうでした。

あとZoomの共同ホストは最初にアカウントの設定切り替えをする必要があることを知らなくて、有料プランアカウントでできない場合があって混乱してました。知ったような情報も必ず確認したほうが良かったです。

まとめ

FujiこどもフェスVol2は、地元の新聞で取り上げてもらったり

オンラインで運動、工作体験　富士の子育て団体がイベント｜静岡新聞アットエス

富士市のYouTubeチャンネルで紹介されたり。

自分としては、技術系裏方として無事に終わって一安心でした。

今回の功労者である機材も頑張ってくれたので、こちらも良かったです。

このマシン実は今年のうちに売却を考えていたのですが、Zoomもまあまあ動いてくれたのでもうちょっと使う機会作れるかも。PyCon mini Shizuokaでも使えそう。

雑感ですが、テック系でも見ないようなイベントの規模の中で、配信が止まってしまうような大きなトラブルがなく終了できたのは素晴らしいです。実行委員会からインタビュー受けたときに話をしましたが、こうやって無事に終えられるのは誇れる出来事です。

運営スタッフ、出展者団体の皆さん、当日にぎやかしてくれた子どもたち！もお疲れさまでした。

自分としては、今年からオンラインイベントの経験をいくつかアウトプットできて確認できたことが収穫でした。単純にこういったイベント参加でお手伝いできたことも素晴らしい経験をさせてもらいました。また機会があったら一緒にやりましょう！

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