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2017-2018年に見直したGTDの運用の話

新年最初の更新です。今年もよろしくお願いします。昨年(2017)の初めにGTD周りと運用に使っているEvernoteを見直してみて、2018年となり1年運用してみた感想でも書こうと思います。

実は2017年の初めから数週間で見直した結果をメモった内容をそのまま2018年まで見直した結果としました。運用面は見直してから1年変わることもほとんど無く、あんまり感想は変わってないので良かった点悪かった点はそのままです。

GTDと言うのは、Getting Things Done の略名です。簡単に言うと頭の中身を別のシステムで管理して効率をあげようとする試みのことです。

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本は気になった人がザッピングして読めるほどではないので、WEBの情報を見て気になったら導入してみる覚悟で読んでみるといいかもしれません。多分タスク管理は多くの方々はやられていると思いますが、GTDやってみると世界観変わります。

15分で分かるGTD – 仕事を成し遂げる技術の実用的ガイド | 開発手法・プロジェクト管理 | POSTD

思い切って見直した理由としては、GTDを初めた頃から今まで本業などで忙しい時間が多かったことです。初めた頃からそれなりにGTDで管理できていた気はしていましたが、力量不足もあってトラブルも多々ありました。改めてGTDなり自分の行うことについて見直す機会として、上記した改訂版を読み直してシステムを作り直してみました。

ビフォー

アフター

見直したこと

特に見直す必要があったのはタスクの収め方です。忙しいときにこのタスクはどういう場所で行うのかを考える時、以前のノートブックでは置く場所が正しいのか考えてしまうことが多くて、収める作業がおろそかになりがちでした。

そこで、いつも座って数分でも作業するような場所をリストアップして、次に取るべき行動リストにあげています。(実はこの並びは改訂版をほとんどそのままトレースしたものです)

タスク振り分けは作業する場所が鉄板

場所の指定はやっていなかったわけではなくて、Evernoteのタグ昨日を使っていましたがあまりシンプルではありませんでした。

タグを使って作業としてはタスクを割り振るときに、「行動を行いたい場所をタグ付け(@自宅とか@事務所とか)」→収めたいノートブックへ移動をしていました。この2つの作業をたくさんやると流石に面倒に感じます。そこで、タグ付けはすべて廃止して、必要に応じてノートブックを増やすようにしました。またノートブック名に記号を接頭辞としてつけて移動しやすい用にしています。

プロジェクトリストは解決すべきタスクが多数ある場合に目次的なノートを作り、Evernoteのノートリンク機能を使ってタスクと紐付けしていましたが、ある程度行った結果週間としては手間が多すぎると感じたので、今はプロジェクトリストの中に必要なタスクをすべて書いておくようにして、何かしたらのプロジェクトをすすめるときはまずはプロジェクトのTODOリストを見るようにしています。

GTDは週次レビュー(一定の期間, 週次などで、比較的動かすリストを見直して整理する)を行う時間が1年経過したもののまだちゃんと取れていないのもあるので、まだまだ上手く回せていません。ある程度余裕がある時に一気に見てやってるのですが、そういうレビューの仕方はムラがありそうで見直したい所です。

GTDは今年もおすすめ!

GTDは書籍にも書かれていますが、普段やるようなちょっとしたことを体系的にまとめただけのシステムです。と言ってもシステムとして動かすと物事の見通しが立ちやすくなって、その場で悩むことが減るようになります。もちろん考えること=悩むことになりますが、気になることをルーチンに従って収めることが出来れば、その場で悩むことから開放できる場合が多いです。

GTDは頭から考え事を別のシステムに移すと書きましたが、いわばそのシステムに向けて積極的に考えを落としていく、プル型のタスク管理と言った感じです。管理を頭のタイムライン上に置かないので非同期タスク管理?とも言えるかもしれません。

順を追って行うのと習得に時間が掛りますが、基本的に万人におすすめできるシステムです。物事=時間に追われて考えている隙がないという方は特にです。研究室の学生さんにもまたプッシュしていこうかな。

書籍の改訂版では、GTDについての具体的な仕組みから、実践する際に利用する際の方法論も書かれていてためになりました。新しくして1年たったのでまた見直していこうと思ってて、週次レビューのやり方の見直しをいい加減にやることになりそうです(これも早速inboxへ入れました ^^;)

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GTDといったらライフハックのワードのよく見ると思います。そういえば昨年にライフハック大全を購入したのでこちらも正月休み中に読もうかと。

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About Me

実家の自動車プレス金型設計業(sano-design.info)に所属。
また東海大学石井研究室(ishiilab.net)でたまにお手伝いしてます。
サイト制作/python/Ubuntu 作ったり扱います。 小さいガジェットがとっても好き。
最近は諸事情で家事業が多めです。

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